为总结“院长信箱”开通以来的经验，分析存在的问题，进一步规范办理和回复办法，提高学院民主管理、师生共同办学的水平，促进学院科学发展，5月5日下午，我院在第五会议室召开了“院长信箱”工作会议。学院院长尹桂瓒，党委副书记、副院长于波，副院长孙涛，各部门主要负责人，全体班主任及教师代表、学生代表参加了会议。会议由党委副书记、副院长于波主持，尹桂瓒院长作了讲话。
尹桂瓒院长首先对近期集中研究的“院长信箱”所反映的问题进行了汇总，其中主要包括师德师风问题、中专学生管理问题、奖助学金问题、工装服问题、医务室管理问题、垃圾箱管理问题、交通和收发问题、就业和有关合同问题，对上述问题的落实他都一一做出了安排。接着他对“院长信箱”开通以来的情况进行了总结，并对下一步工作提出了总体原则和具体要求。他指出，“院长信箱”开通一个半学期以来，总体情况是好的，院办公室认真受理、各部门认真对待，起到了反映心声、架通桥梁、互相协调、促进发展的作用，但也存在一些问题，如从总体上看，讨论学院发展的问题较少，有关个人要求的较多，个别部门有应付现象，极个别学生观点偏执、缺乏冷静等等。对于今后的工作，他提出了七点要求：一是提高认识，将其纳入工作的重要内容；二是克服困难，解决问题，营造师生良好的学习工作环境；三是研究问题，提前考虑安排；四是通过反映的现象总结出带有普遍性的问题；五是加强教育，对个别师生有针对性地做好工作；六是组织引导有关学院发展的大讨论；七是对有些设计方面、大环境方面的问题需加深理解。最后，尹院长还针对近日院学生会以“每班一封建议信”形式征集的学生意见提出了初步的处理意见。
学院为加强与广大师生的联系与沟通，及时解决师生关心的问题，提高自身管理和服务水平，于去年在学院网站上开通了“院长信箱”专栏，对师生所关心关注的问题进行认真地解答与落实。通过“院长信箱”，广大师生对学院的发展提出了诸多宝贵意见和建议，使学院能及时地发现问题、化解矛盾。此次会议的召开使广大师生对“院长信箱”工作有了正确的认识和态度，必将推动“院长信箱”步入健康良性的运作状态，以更好地服务师生，促进学院发展。
